Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher
2. Das Wichtigste in Kürze
3. Hosting und technischer Betrieb
4. Aufruf der Website
5. Cookies und lokale Speicherung
6. Fördermittelsuche und Förder-Check
7. Zugangsanfrage und Einladung
8. Nutzerkonto und Portal
9. KI-Funktionen
10. Zahlungen
11. E-Mail
12. Empfänger und Drittländer
13. Ihre Rechte
14. Änderungen

1. Verantwortlicher

Bei allen Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter info@subvenx.de.

2. Das Wichtigste in Kürze

3. Hosting und technischer Betrieb

Entwicklung, Hosting, Wartung und KI-Infrastruktur des Portals übernimmt für uns die AI-UI GmbH, Ehrenbergstraße 11, 98693 Ilmenau. Sie verarbeitet personenbezogene Daten nur, soweit es für den Betrieb erforderlich ist, und ist dabei an unsere Vorgaben gebunden.

Die Server stehen bei der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland). Dort liegen alle Daten des Portals: Nutzerkonten, Unternehmensprofile, Anträge, Dokumente und Chatverläufe sowie der Suchindex der Förderprogramme.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Nutzung des Portals dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und zuverlässiger Betrieb.

4. Aufruf der Website

Beim Aufruf übermittelt Ihr Browser technisch notwendige Daten, insbesondere Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse und Angaben zum Browser. Wir nutzen sie, um die Seiten auszuliefern und Missbrauch abzuwehren. Zugriffsprotokolle mit Ihrer IP-Adresse führen wir nicht. Zur Abwehr automatisierter Anfragen zählen wir Anfragen je IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher des Servers. Diese Zähler werden spätestens nach einer Stunde gelöscht.

Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt (https). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die sichere Bereitstellung der Website.

5. Cookies und lokale Speicherung

Wir speichern nur Informationen auf Ihrem Gerät, die für die von Ihnen genutzten Funktionen unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Anmelde-Cookies sind für Skripte nicht lesbar (HttpOnly) und werden nur verschlüsselt übertragen.

6. Fördermittelsuche und Förder-Check

Die Fördermittelsuche und den Förder-Check können Sie ohne Konto nutzen. Ihre Angaben, etwa Region, Branche, Unternehmensgröße oder eine kurze Vorhabenbeschreibung, verwenden wir nur, um passende Programme zu ermitteln. Wir speichern sie nicht zu Ihrer Person. Freitexte können dafür an das KI-Modell übermittelt werden (Abschnitt 9). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn Sie im Förder-Check Ihre E-Mail-Adresse angeben, um das Förderpotenzial-PDF anzufordern, speichern wir die Adresse zusammen mit Ihren Antworten. Wir nutzen sie, um Sie zu Ihrem Förderpotenzial zu kontaktieren und auszuwerten, welche Förderthemen gefragt sind. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie mit dem Absenden erteilen und jederzeit per E-Mail an info@subvenx.de widerrufen können. Wir speichern die Angaben bis zu Ihrem Widerruf, längstens 24 Monate.

7. Zugangsanfrage und Einladung

Das Portal ist derzeit nur auf Einladung nutzbar. Wenn Sie über das Formular einen Zugang anfragen, verarbeiten wir Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen und, falls angegeben, Ihre Nachricht. Wir speichern die Anfrage und leiten sie per E-Mail an unser Team weiter. So entscheiden wir über die Freischaltung und senden Ihnen gegebenenfalls einen persönlichen Einladungslink.

Zum Schutz vor automatisierten Anfragen löst Ihr Browser beim Absenden eine kleine Rechenaufgabe, die nur unser Server prüft. Dafür binden wir keinen externen Dienst ein und setzen kein Cookie. Außerdem prüfen wir über das Domain Name System (DNS), ob die Domain Ihrer E-Mail-Adresse E-Mails empfangen kann.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage), Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, für den Missbrauchsschutz, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Anfragen und Einladungen löschen wir automatisch sechs Monate nach Eingang. Legen Sie mit der Einladung ein Konto an, gilt für Ihre Kontodaten Abschnitt 8.

8. Nutzerkonto und Portal

Für Ihr Konto und die Arbeit im Portal verarbeiten wir:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse und Passwort. Das Passwort speichern wir nur als Argon2-Hash und können es nicht einsehen.
• Unternehmensprofil: z. B. Firmenname, Anschrift, Website, Antragstellertyp, Branche (NACE) und Bankverbindung sowie weitere Angaben, die Sie für Anträge hinterlegen.
• Anträge: Ihre Eingaben in den Antragsformularen sowie Status und Fristen.
• Dokumente: von Ihnen hochgeladene und im Portal erzeugte Dateien.
• Chatverläufe mit dem KI-Assistenten.
• Zusammenarbeit: Fügen Sie andere Nutzer zu einem Antrag hinzu, sehen diese die Antragsdaten entsprechend ihrer Rolle.

Zweck ist die Bereitstellung des Portals und die Vorbereitung Ihrer Förderanträge. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Angaben zu Name und E-Mail-Adresse sind für ein Konto erforderlich, alle weiteren Angaben sind freiwillig. Ohne sie stehen einzelne Funktionen jedoch nicht zur Verfügung.

Wir speichern die Daten, bis Sie sie oder Ihr Konto löschen. Beides können Sie selbst im Portal tun: Beim Löschen eines Antrags oder Kontos entfernen wir die zugehörigen Daten und Dateien sofort. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa für Rechnungen, bleiben unberührt.

9. KI-Funktionen

SubvenX nutzt künstliche Intelligenz für die Programmsuche und das Matching, für den KI-Assistenten, für Textvorschläge zu Antragsfeldern, für die Erstellung von Antragsdokumenten und für die Vollständigkeitsprüfung.

• Suchindex und Programmabgleich laufen auf unserem Server in Deutschland (Abschnitt 3).
• Texte erzeugt ein Sprachmodell (Qwen), das die AI-UI GmbH auf eigenen Servern in Deutschland betreibt. Übermittelt werden die für die jeweilige Funktion nötigen Inhalte, etwa Ihre Frage, relevante Profil- und Antragsangaben und Programminformationen.
• Die Verbindung von unserem Server zum Sprachmodell läuft derzeit über das Netzwerk der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, das den KI-Server schützt und Anfragen weiterleitet. Cloudflare kann dabei technisch auf die übertragenen Inhalte zugreifen. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für diese Übermittlung gilt damit der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Wir arbeiten daran, diese Verbindung künftig direkt und ohne Cloudflare herzustellen.
• Spracheingabe: Nutzen Sie das Mikrofon, wird die Aufnahme mit Ihrer Freigabe im Browser an unseren Server übertragen und dort in Text umgewandelt. Die Aufnahme wird nur kurz zwischengespeichert und direkt nach der Umwandlung gelöscht.

KI-Ergebnisse sind Vorschläge, über die Sie selbst entscheiden. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Zahlungen

Kostenpflichtige Tarife wickeln wir über die Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland, ab. Wählen Sie einen Tarif, werden Sie auf eine Bezahlseite von Stripe weitergeleitet. Ihre Zahlungsdaten geben Sie dort direkt bei Stripe ein, wir erhalten sie nicht. Von Stripe erhalten wir Ihre Kundennummer, den gewählten Tarif und den Status von Abonnement und Zahlungen. Stripe kann Daten an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln. Stripe ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen finden Sie unter stripe.com/de/privacy.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, für die steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung von Rechnungsdaten (in der Regel zehn Jahre), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

11. E-Mail

E-Mails aus dem Portal, etwa Einladungslinks und Benachrichtigungen über Zugangsanfragen, versenden wir über mailbox.org, einen Dienst der Heinlein Hosting GmbH, Schwedter Straße 8/9A, 10119 Berlin. Schreiben Sie uns eine E-Mail, verarbeiten wir Ihre Nachricht und Ihre Kontaktdaten, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, bei allgemeinen Anfragen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Beantwortung Ihres Anliegens.

12. Empfänger und Drittländer

Personenbezogene Daten erhalten nur die folgenden Dienstleister, soweit für ihre Aufgabe nötig:

• AI-UI GmbH, Ilmenau: technischer Betrieb und KI-Infrastruktur
• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen: Server in Deutschland
• Heinlein Hosting GmbH (mailbox.org), Berlin: E-Mail-Versand
• Cloudflare, Inc., USA: Netzwerkverbindung zum KI-Server
• Stripe Payments Europe, Ltd., Irland, mit Stripe, Inc., USA: Zahlungsabwicklung

In die USA gelangen Daten nur über Cloudflare und Stripe, jeweils auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework. Im Übrigen geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

13. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns das Recht auf:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Eine formlose Nachricht an info@subvenx.de genügt. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen Behörde:

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich das Portal oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Angaben zum Anbieter finden Sie im Impressum.